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Como pasar los datos de un libro diario a un libro mayor en Excel

El siguiente es un ejemplo de libro diario
Mediante una formula matricial es posible mayorizar las cuentas AUTOMATICAMENTE, es decir, EN LINEA, INSTANTANEAMENTE en otra hoja de Excel:
(Este ejemplo es revolucionario….Pequeñas contabilidades se pueden JACTAR de tener constantemente sus estados financieros al ir ingresando información en la hoja diario)
La formula se monta en la columna de acuerdo a su naturaleza, de tal manera que si una cuenta arroja saldo negativo sabrá que está en contra de su naturaleza. Este cuadro de Libro Mayor no tiene que volver a tocarlo, salvo que exista una cuenta nueva, o necesite ampliar el rango. (Ojo con eso). Salvo lo anterior, siempre se le actualizará automáticamente.

Que hace esta formula:
Puede ver que hay dos condiciones Si. (Se colorean para que las pueda ver fácilmente). El primer Si evalúa si el mes de la columna del mes del libro diario coincide con el mes del libro mayor. Puede ver que el mes del libro mayor es $B$17. Observe que dentro de ella se usa la función =Mes() que extrae el número de mes tanto del diario como del mayor. Si esta condición se cumple, indicamos 1, sino, 0.

Recuerde que el * multiplicador hace las veces del Y. (Uno es equivalente a verdadero y cero, es equivalente a falso)

El segundo Si, compara el numero de cuenta de la columna diario contra la celda que lo contiene en el mayor. Esta celda es móvil, es decir, no está amarrada con $, (como es el caso del mes), pues en cada renglón necesitamos que haga la evaluación en la cuenta siguiente.
Si esta segunda condición se cumple, indicamos 1, sino, 0.

Si los parámetros anteriores son ciertos, pasará para cada uno de los casos evaluados de la matriz un 1 x 1 = 1, (Un 1 de la matriz del primer Si, y un 1 de la matriz del segundo Si) y los casos en que sean 1, se multiplicarán por la columna Débitos menos la columna Créditos. Los casos evaluados en los que el resultado sea un cero, no traerá ningún valor, pues recuerde que todo numero multiplicado por cero es cero.
Utilizar nombres en lugar de Rangos facilita el manejo, pero considero que es mejor que mientras aprende, visualice los rangos como tal.

Recomendación: Siempre que compare un criterio entre tablas o bases de datos, asegúrese de que son los mismos:
No es lo mismo una cuenta 111005 en formato número que en formato texto. Tampoco si una de ellas tiene un espacio o un punto intermedio. Depure todo eso antes y asegúrese que no tendrá problemas por esta causa. Haga pruebas por su propia cuenta, y familiarícese con este tipo de formula matricial. La primera vez que yo la escribí, escribí las llaves por no detenerme un momento y leer que después de escribirla, debía dar Ctrl+Shift+Enter al mismo tiempo.
Sobra decir que el mes también debe ser consistente en ambos lados. Observe muy bien la colocación de los paréntesis y tenga paciencia si no le sale como espera después del primer intento. Analice que está haciendo y verifique.
Las formulas matriciales son simplemente Fantásticas. Siguiendo este procedimiento puede montar Informes de todo tipo, y para todo tipo de área de la organización. Solo HECHE MANO DE SU RECURSIVIDAD Y APLIQUE los conceptos dados a su vida profesional.

Pero, Siempre hay un pero, como las formulas matriciales realizan muchos cálculos, pueden volver lento su equipo. Y esta verdad si que era terrible en la época en que se escribían en computadoras con procesadores “Lentium” de 500 Mhz. Una ventaja ahora es la tremenda velocidad de los procesadores, y que seguirá en aumento. Pero no abuse de las matriciales. Si la maquina computadora tiene poca memoria, el cálculo le podría presentar un resultado que NO ES VERDAD. Y esto, puede ser hasta la causa de su despido por presentar a su jefe datos errados. Sea Escéptico y metodológico SIEMPRE.

A continuación hay otro caso de esta misma naturaleza que estoy seguro se estará preguntando como realizar.
El valor de la celda F89 totaliza todas las cuentas que tienen por raíz 110. Para eso nos valemos de las funciones Valor e Izquierda. Izquierda extrae los 4 primeros dígitos, y dado que al extraerlos los deja con formato texto, con la función valor los convertimos en un dato numérico, para que pueda ser sumado a todo lo largo de la matriz. Esta función es muy similar a =Sumar.Si(), pero con la ayuda de estas otras dos funciones, se salva esta dificultad.

Puede seguir anidando sumas condicionales para le caso de que desee sumar ciertos centros de costo, y después ciertos números de Nit, o todos los criterios que necesite; con este tipo de formulas puede montar los informes que su imaginación “a bien tenga”: Cuadros de mando, Reportes gerenciales, reportes de costos, verificación de saldos, cedulas sumarias, etc.

Bajate el ejemplo haciendo clic aqui
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Funciones Matriciales 8032897989167624057

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  1. Gracias Alejo, excelente éste tu aporte

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  2. es bueno saber como usar Excel, se agradece tu aportacion

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  3. gracias, y es un lacer seguir su blog, por sus grandiosas aportaciones

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  4. Gracias Alejandro, esta buenisito este tutorial Dios te bendiga y te multiplique al mil en sabiduria para que puedas seguir trasladandonos estos conocimientos

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    1. Gracias por tus buenos deseos, te deseo lo mismo para tí y los tuyos.

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  5. Gracias, he aprendido algo nuevo de ti y ojalá siempre abra este blog para seguir aprendiendo de ti. Infinitas gracias.

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  6. Gracias Alejandro. de ti he aprendido algo nuevo hoy y ojalá sigas aportándonos enseñanzas como estas. Infinitas gracias.

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    Respuestas
    1. Hola Juan, es con mucho gusto ! Muchos éxitos y bendiciones en tus asuntos!

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  7. te felicito Alejandro, desde mi punto de vista es un gran aporte a nuestro que hacer diario tus conocimientos avanzados en excel

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  8. Muchas gracias Profesor Alejandro, por esta gran ayuda para todos los que queremos mejorar en contabilidad mediante el Excel.

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