La importancia de organizar la informaciĆ³n en base de datos

Este es un punto que si no lo tiene claro, conviene tratarlo un poco. Un listado o informe que genera un programa de computo, en el cual por...

Este es un punto que si no lo tiene claro, conviene tratarlo un poco.
Un listado o informe que genera un programa de computo, en el cual por supuesto hay informaciĆ³n que nos interesa y que es una muy buena fuente de informaciĆ³n, sobre todo porque constituye una evidencia “Valida y suficiente”, prueba reina y veraz de que la informaciĆ³n se estĆ” tomando “Fielmente” de la contabilidad o cualquier otro sistema de control o gestiĆ³n, puede que sea una muy buena BASE de informaciĆ³n, pero todavĆ­a dista -mucho o poco- de ser una BASE DE DATOS, por la razĆ³n de que para una base de informaciĆ³n ser una base de datos debe cumplir con ciertas caracterĆ­sticas de las cuales adolecen los listados o informes que genera un sistema.
Una base de datos, (esta definiciĆ³n es para que Usted se aproxime al concepto como tal), no es mĆ”s que una relaciĆ³n de informaciĆ³n la cual tiene los datos ordenados en filas, y las caracterĆ­sticas de esos datos se organizan en columnas, o viceversa, Datos ordenados en columnas y las caracterĆ­sticas de esos datos en filas. La base de datos ante todo RESPETA el ordenamiento establecido en estas filas y columnas.
La siguiente es la definiciĆ³n de Wikipedia, la enciclopedia gratis de Internet:

“Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemĆ”ticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayorĆ­a por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.”

Puedes ver el contenido en este IFrame a continuaciĆ³n, o hacer clic en este enlace para abrir Wikipedia en una nueva sesiĆ³n de tu navegador:

http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos


Por ejemplo, Si en una primera columna vamos a apilar nombres, estos se colocarĆ”n uno detrĆ”s de otro, hacia abajo, por filas, en la misma primera columna. El apellido irĆ” en la segunda columna y serĆ” el apellido correspondiente a cada nombre, y tambiĆ©n, se irĆ” apilando uno debajo de otro. Una tercera columna podrĆ” contener la direcciĆ³n, y todos los datos relacionados con cada nombre, tal como numero de identificaciĆ³n, telĆ©fono, etc. Una imagen le ayudarĆ” a identificar mejor La diferencia entre un listado de terceros y una base de datos de terceros:

Este es un listado de terceros, generado por el sistema contable CG1: (Por favor haga clic sobre la imagen para que la pueda ver mejor)
Y este puede ser un ejemplo de una base de datos de terceros:
Como puede ver, la diferencia salta a la vista. El problema del listado exportado a Excel es que los encabezados del listado salen en cada pĆ”gina del listado, los cuales tambiĆ©n quedan en Excel y como puede ver, para efectos de trabajar la informaciĆ³n en Excel son basura, pues no agregan valor al momento de hacer operaciones con rangos de fila o de columna. Otro problema es el campo ciudad, que estĆ” en un renglĆ³n intermedio y no estĆ” alineado en la misma fila de cada tercero.

Cuando Usted tiene la informaciĆ³n en forma de base de datos, puede maximizar el potencial de Excel. Puede relacionar la informaciĆ³n fĆ”cilmente y crear en segundos informes que le dan un muy buen valor agregado.

Sin embargo, para dar cumplimiento con la ley de aquello de “Cifras fielmente tomadas….etc.” es bueno tener ambas fuentes, la base de informaciĆ³n y la misma convertida a base de datos. De esta manera se puede demostrar que “los datos no se los ha inventado con Excel”, y que fueron tomados de un sistema en cierto momento, como queda registrado en su encabezado, fecha y hora.

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