Ejemplo de ANTE-PROPUESTA DE SERVICIOS GERENCIALES Dado que estamos incurriendo en el error de dar por hecho que los clientes conocen el ...
Ejemplo de ANTE-PROPUESTA DE SERVICIOS GERENCIALES
Dado que estamos incurriendo en el error de dar por hecho que los clientes conocen el propósito de la contabilidad, a lo cual con tristeza vemos que el mercado se está limitando a ofrecer pírricas contraprestaciones basadas en teneduría de libros y tramitación de declaraciones, y esto ya no es, ya ha dejado de ser la gran cosa y hemos olvidado los objetivos de la contabilidad, objetivos para los cuales se formó un contador. Se hace necesario crear una propuesta no basada en estándares de vendedores, sino en una que parta de recordar el marco legal del servicio contable, y que de paso le aclare al interesado para qué es y para qué sirve la contabilidad y un contador. Debido a que los contadores en sus propuestas solo se limitan a teneduria de libros para armar balance y pyg y tramitar declaraciones ya sea de impuestos o laborales cada cierre de mes, no valoramos el resto de actividades que POR LEY ESTAMOS OBLIGADOS A REALIZAR. NO LAS COTIZAMOS, LUEGO CUANDO NOS LAS PIDEN, NOS QUEJAMOS.
Dado que estamos incurriendo en el error de dar por hecho que los clientes conocen el propósito de la contabilidad, a lo cual con tristeza vemos que el mercado se está limitando a ofrecer pírricas contraprestaciones basadas en teneduría de libros y tramitación de declaraciones, y esto ya no es, ya ha dejado de ser la gran cosa y hemos olvidado los objetivos de la contabilidad, objetivos para los cuales se formó un contador. Se hace necesario crear una propuesta no basada en estándares de vendedores, sino en una que parta de recordar el marco legal del servicio contable, y que de paso le aclare al interesado para qué es y para qué sirve la contabilidad y un contador. Debido a que los contadores en sus propuestas solo se limitan a teneduria de libros para armar balance y pyg y tramitar declaraciones ya sea de impuestos o laborales cada cierre de mes, no valoramos el resto de actividades que POR LEY ESTAMOS OBLIGADOS A REALIZAR. NO LAS COTIZAMOS, LUEGO CUANDO NOS LAS PIDEN, NOS QUEJAMOS.
Necesitamos
que el cliente objetivo tome conciencia después de leer estas notas, y es de que somos pieza
vital en su estructura de negocio: si desea evolucionar, mantenerse y crecer en
el duro medio en el que se mueve. De esta manera, abrirá su mente y considerará
un precio más alto al que inicialmente estaba considerando, o por lo menos, dejamos por escrito hasta donde llegan nuestras funciones. Que si desea algo mas, esto le cuesta.
Esta ante-propuesta
da por descontado que quien ofrece los servicios es un profesional IDÓNEO, con todos
los conocimientos y metodologías necesarias para optimizar los recursos y los
medios que la tecnología pone a su disposición. En caso contrario se sugiere NO
COMPROMETERSE CON LO QUE NO PUEDE HACER, PUES SU DESEMPEÑO AFECTA DIRECTAMENTE
A TODO EL GREMIO CONTABLE. SEA HONESTO, Y EN CASO TAL, DE UN PASO AL COSTADO Y
DEJE QUE OTRO COLEGA SI PUEDA COMPROMETERSE CON UN SERVICIO DE GRAN CALIDAD.
DAÑO COLATERAL Y FUEGO AMIGO ES EL QUE NOS ALCANZA CUANDO USTED FRACASA Y QUEDA MAL CON LOS CLIENTES, UN MERCADO QUE HAS CORROÍDO SIN CESAR, AL PUNTO QUE POCO A POCO DEJA DE SER LA BUENA FUENTE DE INGRESOS QUE OTRORA ALGÚN DÍA FUERA.
DAÑO COLATERAL Y FUEGO AMIGO ES EL QUE NOS ALCANZA CUANDO USTED FRACASA Y QUEDA MAL CON LOS CLIENTES, UN MERCADO QUE HAS CORROÍDO SIN CESAR, AL PUNTO QUE POCO A POCO DEJA DE SER LA BUENA FUENTE DE INGRESOS QUE OTRORA ALGÚN DÍA FUERA.
En primer
lugar, se envía una Antepropuesta, y después de que el cliente potencial la ha leído y aceptado,
hacer una siguiente visita para concretar el adecuado levantamiento de información y diagnóstico
de la empresa; volumen de operaciones, actividades y demás. Se sugiere que se
pacte un honorario por levantamiento de información para no trabajar gratis,
este levantamiento de información no es nada fácil, y servirá para crear el manual de procesos y
funciones que usará el contador o firma en el desarrollo de las operaciones en
el caso que sea aceptada su propuesta. Es hasta normal tener en el stock de archivos, mapas de procesos por tipos de empresa, de tal manera que la adaptación al caso del cliente objetivo resulte mas fácil. Estas propuestas siempre son objeto de
discusión y renegociación. Una adecuada negociación, hará que su servicio le dé
un adecuado margen de utilidad, y si además, hace uso de metodologías de punta, podrá
eliminar mucha mano de obra implícita, con lo cual aumentará con creces esta última.
Ahora, como cuantificar todo esto? considere que solo el punto de teneduría de libros requerirá como mínimo un auxiliar contable, una persona que espero usted no la tase a tan solo un salario mínimo legal vigente, por el solo hecho que no estamos contratando obreros rasos sin estudio. Tenga en cuenta que el haber estudiado, hacer ingentes esfuerzos de superación, el vestuario y la presentación personal cuesta, la calidad de vida cuesta en sus subalternos, y mas si ha escogido excelentes estudiantes de universidad; así que piense que la imagen que ellos proyectan en ultimas es la imagen de su empresa. Considere que cada punto puede ser un poco mas que un salario mínimo, y esto solo porque no somos obreros razos, somos especialistas en manejo y administración de información, y vendemos inteligencia de negocios, no horas-hombre. Enseñe y explique eso a sus clientes. no es mas bueno el que trabaja como burro sino el que obtiene resultados con la mayor prontitud, y los requerimientos gerenciales exigen mucha dedicación. Considere que todas estas actividades las debe ir desarrollando todos los meses, de tal manera que un reporte anualizado solo sea cuestión de organizar solo el ultimo mes. Sea organizado, planifique, supervise constantemente su área contable. La arquitectura contable es muy importante, y con frecuencia jefes de contabilidad dan demasiada confianza a sus subalternos y poco a pocos estos van pervirtiendo la contabilidad, al violar incluso la dinámica del plan de cuentas del decreto 2650, así como el maestro de terceros que es tan importante, por no mencionar la prostitución en los tipos de documentos, lo cual da al traste con cualquier trazabilidad a las operaciones, y por lo tanto la posibilidad de poder crear cualquier reporte con el poder de las Macros de las hojas de cálculo.
Esfuérzate por alejarte de la mediocridad profesional.
Ahora, como cuantificar todo esto? considere que solo el punto de teneduría de libros requerirá como mínimo un auxiliar contable, una persona que espero usted no la tase a tan solo un salario mínimo legal vigente, por el solo hecho que no estamos contratando obreros rasos sin estudio. Tenga en cuenta que el haber estudiado, hacer ingentes esfuerzos de superación, el vestuario y la presentación personal cuesta, la calidad de vida cuesta en sus subalternos, y mas si ha escogido excelentes estudiantes de universidad; así que piense que la imagen que ellos proyectan en ultimas es la imagen de su empresa. Considere que cada punto puede ser un poco mas que un salario mínimo, y esto solo porque no somos obreros razos, somos especialistas en manejo y administración de información, y vendemos inteligencia de negocios, no horas-hombre. Enseñe y explique eso a sus clientes. no es mas bueno el que trabaja como burro sino el que obtiene resultados con la mayor prontitud, y los requerimientos gerenciales exigen mucha dedicación. Considere que todas estas actividades las debe ir desarrollando todos los meses, de tal manera que un reporte anualizado solo sea cuestión de organizar solo el ultimo mes. Sea organizado, planifique, supervise constantemente su área contable. La arquitectura contable es muy importante, y con frecuencia jefes de contabilidad dan demasiada confianza a sus subalternos y poco a pocos estos van pervirtiendo la contabilidad, al violar incluso la dinámica del plan de cuentas del decreto 2650, así como el maestro de terceros que es tan importante, por no mencionar la prostitución en los tipos de documentos, lo cual da al traste con cualquier trazabilidad a las operaciones, y por lo tanto la posibilidad de poder crear cualquier reporte con el poder de las Macros de las hojas de cálculo.
Esfuérzate por alejarte de la mediocridad profesional.
Documento
preparado y donado a la comunidad contable internacional por:
Alejandro Quiceno Garcia – ExcelAudi.Com------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ante-propuesta de servicios Contables
El Gobierno Colombiano con apoyo de gremios e instituciones
contables le dio alcance a la contabilidad en Colombia, cuyo efecto se
evidencia en varias normas y reglamentos. Una de las principales es el decreto
2649 de 1993, la cual rige para todos los nacionales con obligatorio
cumplimiento desde el 1 de enero de 1994.
Por ser de público y obligatorio conocimiento, nos permitimos recordar en esta introducción el capítulo 2, el
cual además de ser muy corto, indica los objetivos y cualidades de la
información contable. La razón que obedece a este tema estimado cliente, es que
es necesario que Usted no pierda de vista el potencial que le ofrece una
excelente asesoría, mas que contable, gerencial.
Estimado Cliente: No pierda de vista el potencial que le ofrece una
excelente asesoría contable:
Decreto 2649
CAPITULO II
OBJETIVOS Y
CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE
ARTICULO 3o
OBJETIVOS BASICOS. La información contable debe servir fundamentalmente para:
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un
ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros
entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado
obtenido en el período.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeación,
organización y dirección de los negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
5. Evaluar la gestión de los administradores del ente
económico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente
económico.
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias,
precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformación de la
información estadística nacional, y
9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto
social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.
ARTICULO 4o.
CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la
información contable debe ser:
Comprensible y útil. En ciertos casos se requiere,
además, que la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de
entender.
La información es útil cuando es pertinente y confiable.
La información es pertinente cuando posee valor de
realimentación, valor de predicción y es oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable
y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
La información es comparable cuando ha sido preparada
sobre bases uniformes.
Ahora estimado cliente, enunciados cada uno de los propósitos de
la información contable, pasamos a desglosarlos y explicarlos:
1.
Conocer y demostrar los recursos
controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir
recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y
el resultado obtenido en el período.
Esto se refiere básicamente a la captura de la información transaccional
de los hechos económicos de su empresa, conforme a la normatividad legal y
tributaria imperante en el País, su procesamiento y elaboración de los estados
financieros de propósito general. Con nosotros, usted además del tradicional
Balance y el Estado de resultados o P y G, puede contar mensualmente con
los otros tres informes de propósito general: Estado de Cambios en el
Patrimonio, Cambios en la Situación Financiera, Estado de Flujo de Efectivo por
el método Indirecto, así como los principales indicadores financieros
aplicables a su compañía. Elaborar este punto, va directamente ligado con la
captura de la información en el software contable, y es la parte que requiere más
esfuerzo en términos de mano de obra. Dependiendo de su volumen de operaciones,
se requerirá apoyo de auxiliares contables que digiten y capturen adecuadamente
las operaciones. Tenga en cuenta que dependiendo de su empresa, esta tarea requiere
personal idóneo, con conocimiento válido y suficiente. Por ejemplo, una
compañía manufacturera requiere no un auxiliar contable, no un digitador.
Requiere un equipo y dentro de él, un experto en costos. Necesariamente deberá
ser mínimo Universitario de octavo semestre (pues es en la universidad en donde
enseñan un adecuado manejo de costos) y de ser posible con experiencia en
industria. La información mensualizada le permitirá a Usted estimado cliente,
ver cómo va su negocio. Si usted le apunta a evaluar la operación mes a mes,
podrá tomar de manera anticipada mejores decisiones y reaccionar ante cambios
imprevistos.
De tal manera que la propuesta que le estaremos trasmitiendo,
depende de sus necesidades así como volumen y cantidad de operaciones de su
empresa. Lo anterior impacta directamente la labor de la captura de la
información, para lo cual nuestro staff debe destinar un equipo de
profesionales idóneos, de excelente presentación personal, calidad humana, y más
que eso, pero no menos importante personal con experiencia y amplio conocimiento
de normas y reglamentos que son de obligatorio cumplimiento, y exigido por las
autoridades disciplinarias correspondientes a cada fin.
2.
Predecir flujos de efectivo.
Aun cuando en el primer punto, nuestra empresa le ofrece, dentro
de los 5 estados financieros de propósito general, el Flujo de efectivo por el método
indirecto, este es un estado financiero histórico, es decir: mira desde el
momento en que se elaboró hacia atrás. La predicción del flujo de efectivo
requiere un trabajo intelectual de más alto nivel. Se requiere la
elaboración de un presupuesto de tesorería. El dinero que se espera gastar y/o
invertir y el dinero que se espera recaudar, es un informe que puede ser incluso
de periodicidad diaria, o mensual. En este trabajo interviene directamente la
Gerencia, pero es un trabajo que como se puede dar cuenta por un decreto con
fuerza de ley y de obligatorio cumplimiento, es un trabajo que es llevado a
cabo por un contador con aptitudes gerenciales. Una vez se desarrolle el
Presupuesto de Tesorería, constantemente se harán los ajustes necesarios y se
hará la ejecución presupuestal para constantemente evaluar la situación hacia
futuro de inmediato plazo que podrá afectar a la empresa. De esta manera podrá
tomar una acción oportuna que asegure los fondos necesarios para que su empresa
opere, cancele nómina, y atienda oportunamente todas las obligaciones contraídas,
entre otras necesidades. El gerente
no está para carpintear estos reportes. El área contable se los puede y
debe suministrar. Si su empresa se mueve en un mercado muy competido, debe
contar con este tipo reporte, de tal
manera que la gerencia pueda dedicar sus esfuerzos al target y objetivos
misionales de su negocio.
3. Apoyar a los
administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
Para un adecuado flujo de información se debe apoyar y poner de
acuerdo las diferentes áreas de la organización con el área contable. Se deben
evitar los “cuellos de botella” que no alimentan adecuadamente la contabilidad,
que es la base de todos los reportes. Para responder adecuadamente a los requerimientos
gerenciales, y entrega oportuna de Estados financieros dentro de los 3 primeros
días hábiles, se requiere que las áreas sean muy dinámicas en sus operaciones y constantemente
suministren información, sin que la misma sea represada o retenida en algún
escritorio de algún administrador o jefe de área. Un adecuado Flujo de
información hará que el procesamiento de la misma sea constante y por lo tanto una
oportuna entrega de informes a la dirección del negocio: Usted estimado cliente,
y así encuentre sus informes a tiempo, en lugar de un rosario de excusas y
culpables que frenaron la dinámica y toma de decisiones de su negocio.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
La información contable constantemente te ofrece en el balance
general la relación
Inversión = Financiación
Así que cualquier decisión impacta la estructura del negocio. Es
necesario que el contador participe, organice y presupueste los diferentes
ESCENARIOS en los estados financieros que se están considerando tomar. Nos permitimos reiterar: Presupuestar en los Estados financieros, Balance y PyG el impacto de la deuda o de la inversión, mes a mes durante el tiempo que dura el evento. Esta preparación solo la hace un profesional experto en presupuestación. La decisión que se espera tomar: ¿La inversión es buena? ¿Beneficia?
¿Como impacta seguir endeudando la compañía?
5.
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
La gestión de las áreas administrativas se obtiene cuando su
contador le entrega informes en los cuales se observa el impacto por áreas. Por
ejemplo un estado de resultados por centros de costo, por líneas de negocio,
por cliente, por producto, etc. Del trabajo de las diferentes áreas se espera
un retorno de esa inversión, Por ejemplo de esta manera se puede saber si la
inversión realizada en el área de investigación y desarrollo rendirá sus
frutos. Al evaluar un estado de resultados por áreas o líneas de negocio,
sucursales o almacenes, el contador apoya la gerencia, pues al ver el
consolidado podrán ver cuáles son las divisiones, unidades de producto,
almacenes, sucursales, o incluso clientes y productos que no le aportan al negocio, y como estas le quitan a las unidades productivas. En otras palabras, no saber como aportan
las unidades de negocio conlleva a que las mejores áreas subsidien a las malas,
en las cuales se debe tomar una acción oportuna. Por obvias razones los primeros responsables son los administradores de estas unidades de negocio, los socios gestores, o gerentes de linea. Esto solo es posible cuando su
contabilidad se encuentra muy bien parametrizada, y esto solo lo hace una firma o un Contador MUY COMPETENTE. Si usted tiene tiendas, o unidades de negocio, o lineas como se expresa en este párrafo y no tiene un reporte por cada uno de estos segmentos, no está aprovechando el potencial que le ofrece la contabilidad. Muchos negocios se han quebrado debido a que subsidiaron unidades de negocio malas, e incluso nunca lo supieron, hasta que secaron la misma empresa. Pero debe saber, que para que la contabilidad le genere un reporte por la linea de negocio deseada, sucursal, almacén o cualquier otro indicador de desempeño, debe parametrizar la contabilidad, y esto es un gran esfuerzo que se verá recompensado por la calidad de los reportes que obtendrá. Es tan crítico como que la eficiencia de su margen de utilidad depende de esto.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente
económico.
Por control de operaciones no se refiere a tomar decisiones sobre
el negocio. Las decisiones solo competen a la administración y a la gerencia.
Por controlar las operaciones se refiere a la evaluación y supervisión de las
diferentes áreas en términos de indicadores de gestión que miden la eficiencia operacional
del personal: Como va el recaudo, como van las ventas, cómo va la manufactura,
como van los inventarios. Por ejemplo El área contable debe verificar mediante
conteo físico de inventarios si no hay escape de recursos vía inventario faltante
o procesos de producción (un área susceptible por excelencia para fuga de
recursos o mimetizar pérdidas con cargo al costo). Si el área presta servicios,
evaluar el costo de la mano de obra de prestar los mismos, en términos de
rendimiento por horas con altos estándares de calidad, creando los indicadores
de gestión necesarios para evaluar y poder medir al personal que representa a
la empresa ante sus clientes, así como el personal al interior de la
organización.
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias,
precios y tarifas.
Además de seguir la ley en cuanto a cargas tributarias se refiere
el Estado Colombiano y hacer un adecuado reconocimiento impositivo en las
transacciones operacionales, es importante recordar que el Estado viene
realizando ingentes esfuerzos en combatir la corrupción.
Dentro de esta iniciativa se impactó desde la promulgación de la ley anticorrupción en el año 2011 la labor del revisor fiscal,
el cual tiene la obligación de denunciar los actos de corrupción. Por lo
general se piensa que el impacto hace referencia a evasión de impuestos, lavado de activos y demás actividades de este "tenor", pero
incluso va mucho más allá, refiriéndose incluso al impacto ambiental que las empresas
tienen en el medio natural en el que desarrollan sus actividades. Este tema se observa con mayor detenimiento mas adelante.
8. Ayudar a la conformación de la
información estadística nacional
Este tema es serio, y en realidad la empresa debe aprovechar esta información
para saber cómo va su competencia. Se requiere un sistema muy bien
parametrizado, pues si la empresa es objeto de requerimientos por parte del
DANE, (departamento encargado de las estadísticas en Colombia) es posible que
se vea imposibilitada para poder atender este reporte que exige información detallada
de consumos de materia prima, kilovatios de energía, etc. Esta información puede
ser muy útil para optimizar procesos, y mejorar los mismos, gracias a las tecnologías
autosustentables y de energías libres.
9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto
social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.
El beneficio o impacto social se
refiere al impacto positivo o negativo en la comunidad. Si la comunidad se
enorgullece de tener la empresa operando en la zona en la cual se encuentra
ubicada, indicadores de gestión de felicidad, ambiente y clima laboral, en que
le aporta la compañía a la comunidad, (ha generado empleo) satisfacción de sus
clientes, de sus proveedores, al mismo entorno natural, cuidado del medio ambiente
recursos naturales. Cuidado de quebradas, siembra de árboles. Sistemas auto
sostenibles y autosustentables que propenden por disminuir la contaminación
ambiental y en general la calidad de vida de todos aquellos con quienes está en
contacto la empresa.
Los costos no se pueden externalizar y por lo tanto dejar de registrar los mismos. Pocos profesionales conocen el concepto de Externalizar los costos. Por ejemplo el costo del agua usufructuada gratis de la naturaleza, el agua drenada, no el costo de drenar lagos o humedales para extracción de petroleo se debe cuantificar. El hecho que el agua sea gratuita porque es abundante no es óbice para no registrar un costo de la misma, este es el costo del agua que en cuanto observe que se destruyó el ecosistema, se lo debe al ambiente. Recuerde el desastre ecológico en el casanare o la destruccion del rio sogamoso. Por ejemplo, verter desechos tóxicos en el sistema de alcantarillado puede tener un impacto social serio; incorrecta disposición de desechos hospitalarios de riesgo biológico, etc. Si se continua obrando irresponsablemente, poco a poco contribuiremos a la destrucción de uno de los países de mayor biodiversidad en el mundo. Este tema a todos nos compete.
Otro ejemplo acerca del beneficio o impacto social: Es sabido que el uso de pintura con plomo es un material
muy económico, resistente y colores muy vistosos. Pero su exposición excesiva puede estar vinculada a la tensión arterial alta y la hipertensión, los trastornos nerviosos, el dolor en las articulaciones, los problemas reproductivos en ambos sexos, el dolor muscular, y los problemas de la memoria y la concentración cáncer al
contacto. La posibilidad de entrar en contacto con plomo es especialmente peligrosa para los niños, debido a su tendencia a poner las manos y otros objetos en la boca. Además, debido a que muchos de sus órganos y sistemas corporales aún se están formando, sus cerebros y sistemas nerviosos son sensibles a los efectos negativos del plomo. Si no se detecta a tiempo, los niños que han adquirido un alto nivel de plomo en el cuerpo pueden sufrir daño cerebral o daño al sistema nervioso. También pueden presentar crecimiento lento y problemas de conducta y aprendizaje. Esta es la razón por la que el plomo fue prohibido hasta de la
gasolina en los años 50, y se penaliza el uso en juguetes.
Verificar si
los diferentes materiales y componentes cuentan con el visto bueno de las
autoridades competentes evitará el riesgo de que incluso le cancelen la
operación al negocio y aún más, sus propietarios se vean en líos mayúsculos. Una cosa es depredar el medio ambiente y otra la contaminación masiva de habitantes. Sobre esto las reglas son mas duras, aun cuando debieran tener igual peso. Una empresa que cuida el medio ambiente y cuida las comunidades, puede tener ventaja competitiva si lo usa en su publicidad. Hoy en día vale mas un cliente para toda la vida, que un cliente que solo hace una compra.
Estimado cliente, el propósito de un buen contador, o de una buena
firma, es apoyar el éxito de su compañía. Al apoyarlo en la toma de decisiones,
las cuales serán tomadas por usted, solo cabe esperar prosperidad y
crecimiento. Permítanos concretar una cita en la cual podremos conocernos
mejor, conocer sus necesidades y hacer un mejor diagnóstico el cual permita un relacionamiento
armónico en el cual todas las partes están conformes.
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