El informe 1001 de la información exógena para la Dian

Alejandro Quiceno Garcia MVP Microsoft http://alejandroquiceno.blogspot.com Alejandro Quiceno el 18 Abril de 2015, en el taller dad...

Alejandro Quiceno Garcia
MVP Microsoft
http://alejandroquiceno.blogspot.com
Alejandro Quiceno el 18 Abril de 2015, en el taller dado en el Hotel Capital en Bogotá

Sin duda este fue (o es) uno de los reportes que más complicó a los contadores y elaboradores de reportes para la dian de los diferentes staff contables de Colombia. Podemos distinguir dos razones subyacentes en esta dificultad: el factor tecnológico y el factor humano. 

El factor tecnológico
En el tema tecnológico tenemos como principal protagonista al software contable, algunos de los cuales con módulos y herramientas para realizar la información exógena para la Dian, pero en alguna medida se les dificultó por las siguientes razones:
  • Dificultad del software para separar los valores pagados o abonados en cuenta deducibles de los que no. El ejemplo clásico y “caricaturesco” es que la comida del perro del dueño no se puede incluir como gasto por seguridad, y aun así ingresan ese tipo de transacciones.
  • Dificultad para separar los Ivas llevados como mayor valor del gasto.
  • Dificultad para separar los ivas del régimen común, régimen simplificado y no domiciliados.
  • Dificultad para encontrar los valores “efectivamente pagados”.
  • Dificultad para separar la retención en la fuente en compras por concepto. Si usted conoce el informe, sabrá que la Dian solicita todos los pagos o abonos en cuenta con sus respectivas retenciones entre otras. Pero además de eso, pide que ese valor pago o abono en cuenta se abra por concepto, con su respectiva retención. Respecto a este tema, lo que le he escuchado a algunos prestigiosos conferencistas de información exógena, es que ante la (aparente) dificultad de no poder abrir la retención en la fuente por compras en cada uno de los conceptos, que “se lo coloquen a uno de ellos”. “Le queda mal, pero por lo menos informa en montos totales la realidad”. Resulta que estas personas, aún con su cúmulo de títulos y experiencia en cargos incluso como “ex jefes de la Dian” no son expertos en manejos de bases de datos, ni tienen una fuerte solvencia en aptitudes informáticas. Esto hace que realmente no puedan brindar una solución al tema. En los talleres “prácticos” tratan de pasar por alto situaciones como esta (o pasar de agache), con lo cual el asistente se va felizmente informado pero no 100% entrenado con las situaciones que se le pueden presentar al momento de elaborar la información exógena en diferentes clientes.
  • Tamaño gigante de las casas de software: Sus áreas de atención al cliente no alcanzan a atender todas las necesidades, inquietudes y problemas de todos los clientes. Hay situaciones en las que todo el problema le queda “al reportante”, y todos sabemos que en la empresa, este “doliente” es el contador. 

El factor humano.
En parte las casas de software tienen razón, ya que los usuarios del sistema contable no lo usan como debieran debido a que en algunos casos actúan con ligereza al momento de:
  • Parametrizar el sistema. No hay un adecuado proceso de implementación del software, no hay una real voluntad para explotar todo su potencial, o no se sostiene el honorario exigido para implementar el software adecuadamente.
  • Crear los terceros y los números de nit asociados. Casos en los cuales los nit son creados de afán con información incompleta o incluso los duplican al no capturar correctamente el número y confundirse con algún dígito. 

Pero también es cierto que las casas de software no le ofrecen a los contadores un módulo de maestro de terceros con todo el lleno de requisitos y características tributarias con que los terceros se registran en la administración de impuestos. En efecto: sería ideal que el maestro de terceros fuera como un formulario Rut, que permitiera capturar todas las características con que los terceros se inscriben en la administración de impuestos y aduanas nacionales. 
Por ejemplo: incluir las actividades CIIU sería perfecto para poder clasificar las compras realizadas por sector económico. Si hay un trabajo mucho más complicado que la información exógena, es la encuesta anual manufacturera. Y esta pide entre otras no solo los pagos o abonos en cuenta sino cuantos metros, kilos, volumen fue comprado por actividad. 
  • Mal uso del software contable: Los usuarios no utilizan los tipos de documento idóneos para cada módulo o grupo de cuentas. Hay casos en los cuales las transacciones se registran como si se tratara de una gran caja menor semanal. También se evidencia el uso indiscriminado del comprobante de egreso en donde en el mismo comprobante se realiza la causación y pago; uso indiscriminado de las notas de contabilidad; reinician los números consecutivos todos los meses, abren una cuenta por pagar y en ella capturan todas las cuentas por pagar del día, etc.
  • Pésimo acompañamiento al contador: Casos en los cuales las compañías sostienen gente inepta que realmente no apoya al contador, y este es el que continuamente mantiene solucionando y hasta haciendo el trabajo del asistente. El problema del paternalismo empresarial, o nexos ocultos de peso que existen con los subalternos. (Caso de la auxiliar que no la sacan porque es la moza del dueño).

Esta falta de profesionalismo le ha hecho tanto daño a la contabilidad, que está suponiendo serios inconvenientes incluso para el empalme con las mismas Niif.

Otros grandes inconvenientes para la elaboración exógena son entre otros:
  • Software desactualizado o de vieja guardia. Empresas que no les interesa aumentar el gasto en un nuevo software, o digámoslo sin tapujos, esas contabilidades que solo están “para mostrar”.
  • Los contadores constantemente deben bajar la información a Excel y convertirla a base de datos. En este trabajo pierden demasiado tiempo ya que no cuentan con las competencias suficientes para poderlo llevar a cabo de la manera mas rápida. Pueden ver ejemplos de videos sobre cómo organizar archivos planos de diferentes casas de software en mi canal de YouTube.Com/alejoquiceno. Los siguientes enlaces contienen información relevante y gratuita que tiene que ver con toda esta parte de organizar archivos planos:

Libro Auxiliar World Office a Excel

Libro Auxiliar Softland a base de datos Excel:

Libro Auxiliar Helisa DOS a Excel

Libro Auxiliar Helisa Windows  Excel


El informe 1001
Está conformado por dos bloques principales: el sector de la izquierda corresponde a información del tercero: 
La información de los terceros puede y debe mantener actualizada durante el año. Son 12 campos informativos, aun podrían en algún momento solicitar teléfono fijo, celular y hasta email. Este bloque es tan importante como el bloque de valores:

Este informe, puede ser producido con la herramienta tabla dinámica de la hoja de cálculo líder del mercado mundial: Microsoft Excel, mucho mejor si el Excel usado es a partir de la versión 2010, ya que el motor del Excel 2007 no es tan potente y carece de poderosas funcionalidades que se incorporan en las nuevas versiones.
Si tenemos la información de todo el movimiento en una hoja de cálculo Excel, podremos producir un informe así: 

La clave es saber realizar la trazabilidad a las operaciones, poder identificar todos los pagos abonos en cuenta o retención la fuente practicadas, saber parametrizar cada situación con precisión, y por supuesto saber usar la poderosa tabla dinámica.

Saber resumir la información mediante diferentes criterios (en inglés “pivots”) es una suerte de arte en el que todo contador debe aprender a ser un maestro: En efecto: para producir esta tabla dinámica del gráfico, se toma toda la información operacional del periodo (toda la contabilidad). Se rastrean los movimientos, se clasifican y se agrupan todos los tipos de documento y de ello se distinguen todos los que tuvieron que ver con pago, abono o retención en la fuente practicada, creando un subconjunto de operaciones o base de datos del informe 1001.

Se procede de manera precisa a etiquetar las operaciones relacionadas con el 1001 de tal manera que permita producir el encabezado del informe. Seguidamente se procede a crear una segunda etiqueta que agrupe por concepto. La primera de ellas la llevamos a la zona de columnas y la segunda al área de filas.

Al hacer esta operación de manera precisa caso por caso, actuando sobre toda la base de datos contable operacional, identificando todo lo que forma parte de este subconjunto de operaciones del 1001, estamos por encima de las limitaciones de los software contable que realizan información exógena, ya que estos dependen que los usuarios hagan las cosas correctamente de acuerdo al parámetro, y ya sabemos que en donde intervenga el ser humano, las cosas no salen bien. Cual cirujano podemos entrar y detectar rápidamente errores en Nits, errores en contabilización, hasta exabruptos contables, tales como “que nos estén cancelando Cuentas por cobrar y las matan contra la depreciación”, y otros “torcidos” de este mismo talante que escapa a las muestras de auditoría o evaluaciones de la revisoría fiscal. (En los casos en que la Revisoría si trabaja)

Al aprender a parametrizar la información es posible -como lo he demostrado en la gira nacional de talleres- producir este reporte en pocos minutos. Tan pronto usted adquiera la destreza, y comience a tomar acción sobre todas estas situaciones que dificultan la confección del reporte, podría llegar a la situación ideal en la cual se podría programar una macro, que sería una rutina que ejecuta con precisión todo lo que usted realiza de manera manual. Es decir: Es posible hacer el reporte en minutos, pero con las macros es posible crearlo ¡en segundos ¡

Nuevamente los invito a que se suscriban al blog, al canal y comiencen por romper el paradigma:

No es la política la que le solucionará sus problemas del dia a dia como contador: Es la disciplina de trabajar bien de la mano de la tecnología la que podrá liberarlo y por fin dominar la naturaleza tributaria que amenaza sus horas de vida propia.

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Excel Audi es el nombre web comercial del profesor Alejandro Quiceno García: Autor de libros de Excel y Conferencista Internacional con énfasis en Contadores, Auditores, Administradores, Gerentes, Ingenieros Civiles y Agrónomos.

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El informe 1001 de la información exógena para la Dian
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