La importancia de organizar la información en base de datos

Este es un punto que si no lo tiene claro, conviene tratarlo un poco. Un listado o informe que genera un programa de computo, en el cual por...

Este es un punto que si no lo tiene claro, conviene tratarlo un poco.

Un listado o informe que genera un programa de computo, en el cual por supuesto hay información que nos interesa y que es una muy buena fuente de información, sobre todo porque constituye una evidencia “Valida y suficiente”, prueba reina y veraz de que la información se está tomando “Fielmente” de la contabilidad o cualquier otro sistema de control o gestión, puede que sea una muy buena BASE de información, pero todavía dista -mucho o poco- de ser una BASE DE DATOS, por la razón de que para una base de información ser una base de datos debe cumplir con ciertas características de las cuales adolecen los listados o informes que genera un sistema.
Una base de datos, (esta definición es para que Usted se aproxime al concepto como tal), no es más que una relación de información la cual tiene los datos ordenados en filas, y las características de esos datos se organizan en columnas, o viceversa, Datos ordenados en columnas y las características de esos datos en filas. La base de datos ante todo RESPETA el ordenamiento establecido en estas filas y columnas.
La siguiente es la definición de Wikipedia, la enciclopedia gratis de Internet:

“Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.”

Puedes ver el contenido en este IFrame a continuación, o hacer clic en este enlace para abrir Wikipedia en una nueva sesión de tu navegador:

http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos

Por ejemplo, Si en una primera columna vamos a apilar nombres, estos se colocarán uno detrás de otro, hacia abajo, por filas, en la misma primera columna. El apellido irá en la segunda columna y será el apellido correspondiente a cada nombre, y también, se irá apilando uno debajo de otro. Una tercera columna podrá contener la dirección, y todos los datos relacionados con cada nombre, tal como numero de identificación, teléfono, etc. Una imagen le ayudará a identificar mejor La diferencia entre un listado de terceros y una base de datos de terceros:

Este es un listado de terceros, generado por el sistema contable CG1: (Por favor haga clic sobre la imagen para que la pueda ver mejor)
Y este puede ser un ejemplo de una base de datos de terceros:
Como puede ver, la diferencia salta a la vista. El problema del listado exportado a Excel es que los encabezados del listado salen en cada página del listado, los cuales también quedan en Excel y como puede ver, para efectos de trabajar la información en Excel son basura, pues no agregan valor al momento de hacer operaciones con rangos de fila o de columna. Otro problema es el campo ciudad, que está en un renglón intermedio y no está alineado en la misma fila de cada tercero.

Cuando Usted tiene la información en forma de base de datos, puede maximizar el potencial de Excel. Puede relacionar la información fácilmente y crear en segundos informes que le dan un muy buen valor agregado.

Sin embargo, para dar cumplimiento con la ley de aquello de “Cifras fielmente tomadas….etc.” es bueno tener ambas fuentes, la base de información y la misma convertida a base de datos. De esta manera se puede demostrar que “los datos no se los ha inventado con Excel”, y que fueron tomados de un sistema en cierto momento, como queda registrado en su encabezado, fecha y hora.