Paso a paso: Como encontrar los faltantes o saltos en numeros consecutivos

Me he olvidado un poco que antes de Excel para contadores, aqui manejamos Excel para Auditores. Los que me conocen y siguen desde la época...

Me he olvidado un poco que antes de Excel para contadores, aqui manejamos Excel para Auditores.

Los que me conocen y siguen desde la época de mi blog llamado "Excel Máquial" (Máquial, tilde en la primera Á, se llamaba Máquial, de maquiavélico por aquello de que el fin justifica los medios) saben que este tema ya fué explicado hace algunos años, concretamente en el año 2008. Sin embargo, como apenas es que estoy siendo reconocido, y una colega de nuevo lo pregunta hoy 5 de Marzo en el grupo Excel Audi de Facebook:

Paso a explicarlo nuevamente. (No hago video porque tengo mucho ruido ambiental, y por ahi un señor se me delicó y me dijo que no editar esos baches tales como que me suene el telefono era una falta de respeto...o sea: uno encuentra cositeros por doquier)

Teniendo la lista de numeros tal como esta:



Puedo montar una formulita en la celda B2 que me haga esa verificación. ¿Como?

....Pensando que si los consecutivos son correctos y no hay saltos en ellos, al ser restados siempre deberían ser igual a uno.

Esto significa que podria escribir una formula tal como A3-A2=1





Observe:


En la celda B2, monté esa formula, y como el resultado NO ES UNO, esa afirmación arroja un falso. Si fuera = 1, habria indicado un verdadero.

Asi que basado en esto, puedo montar una formulita Si condicional, en la cual le digo, que si esa operacion es verdadera, no diga nada, y si es falso, que me coloque el texto "hay un salto en el consecutivo". Esa formulita, en la celda B2, se escribe asi:
=SI(A3-A2=1;"";"hay un salto en el consecutivo")












Como en este caso, 357894 menos 357892 es igual a 2, y no 1, pues la formula devuelve lo que le indicamos que colocara para el caso en que la prueba lógica es falsa.

Esta formula se puede mejorar, y que en el mismo texto nos indique cual es el numero que falta, o el numero que se está saltando en la secuencia. Pero tenemos el caso en que falte solo un numero, y el caso en el que falten por lo menos dos numeros. Vamos de menos a más: Hagamos el primer caso, cuando falta solo un numero, que es el caso del ejemplo, en el que vemos que falta el numero 357893. ¿Como hacer que nos escriba automaticamente el numero que hace falta?
Respuesta: concatenando el numero resultado de la operacion en el texto, en el segundo argumento de la funcion, y dado que es una segunda operacion lógica, anidamos un segundo sí en la parte que evalua si el caso no es verdadero, asi:
Ahora la formula en B2 es asi:
=SI(A3-A2=1;"";SI(A3-A2=2;"Falta el numero "&A2+1))









Observe que al final de la formula, termina en dos parentesis de cierre )), y que hace falta el caso para cuando el resultado de esta segunda situacion sea falso, es decir, la diferencia de los dos numeros es diferente a 2. Ya tenemos en el primer Si, cuando la diferencia es 1; ya tenemos cuando la diferencia es 2. Asi que si tuvieramos un caso en el que la diferencia es mas de 2, nos arrojaría un FALSO:











Mire que 357899 menos 357896 es 3, y este caso no está contemplado, sin embargo es el bloque que vá en el segundo argumento del segundo si. Como no se le ha indicado nada, ella misma nos dice que el resultado es falso. Mire;





Asi que solo bastaría con completar la lógica para cuando el segundo argumento sea falso, y este es, para cuando la diferencia sea mayor a 2.

=SI(A6-A5=1;"";SI(A6-A5=2;"Falta el numero "&A5+1;SI(A6-A5>2;"Falta desde el Numero "&A5+1&" Hasta el Numero "&A6-1;"")))

Y utilizo la misma técnica de concatenar el resultado para que me diga todo el rango de numeros faltante:














Observe en esta segunda imagen como nos funciona perfecto: Aqui tenemos el caso de 3 numeros faltantes y la formula nos arroja con texto y todo, los numeros que faltan.









Pero las cosas se pueden complicar mas en la vida real. Podríamos tener un salto de numero que en realidad es el inicio de una nueva secuencia bajo otro tipo de comprobante, por ejemplo:


Del 357899, cambia al 57898, por la razón de que ya corresponde a Codigo de Comprobante diferente.

En este caso, ese salto no debería ser marcado.

Se resuelve realizando una nueva anidación al principio de la formula, que primero evalúe si la celda 0101 es igual a la inferior, realicé toda la prueba lógica, de lo contrario, no haga nada.



Este archivo y ejemplos aqui se los dejo, esta es la imagen, y debajo está el enlace hacia mi carpeta de dropbox.

























Clic aqui para descargar el archivo: Ojo, dale DESCARGAR, no Guardar. Luego abres Excel y activas las macros.

http://www.mediafire.com/download/e50z7edzq436e42/ExcelAudiConsecutivos.xls

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Este tema se puede trabajar con macros y con tablas dinámicas, otro dia les muestro como se hace.
Saludos, y muchos éxitos.

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Paso a paso: Como encontrar los faltantes o saltos en numeros consecutivos
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