Cruces de informacion o Conciliaciones en segundos con Tablas dinámicas de Excel

Auditoría o Contabilidad, Costos, Producción o cualquier profesional tarde o temprano tendrá necesidad de comparar información y tener que ...

Auditoría o Contabilidad, Costos, Producción o cualquier profesional tarde o temprano tendrá necesidad de comparar información y tener que encontrar las diferencias. Es una actividad diria yó, demasiado recurrente. En un área contable TODO se debe conciliar, ya que la conciliacion te ayuda a llegar a establecer la verdad. Bancos, Cartera, Kardex, solo por citar algunas. Las mismas confirmaciones de auditoría se pueden cruzar con Excel si se piden en archivo y si se saben hacer, en lugar de acabar los ojitos punteando cifra por cifra. Contador que no use gafas, tarde o temprano terminará usandolas, y en gran parte es por culpa de los "punteos" con el esfero. Las conciliaciones son una amarga tarea, tremenda, tenaz, hasta "harta" de hacer. Y cuando te asalta la desmotivación, llega la negligencia y con ella una consecuencia inevitable: Las cosas mal hechas. Humano, Demasiado Humano. Este trabajo en la realidad cuando son bases de datos inmensas puede llegar a ser una cosa tenaz si no se manejan tecnicas de cruce.

Sin embargo, desde que existen las hojas de cálculo, (desde 1985 -tenaz-)se puede hacer tan rápido que a lo mejor Usted despues de leer esto, quizás hasta llore. "¿Porque, porque porqueee no me enseñaron esto, porqueeee.....?" La respuesta es que por increible que sea casi nadie lo sabe y en las universidades no salen a la calle, a la realidad a ver con que cosas es que se enfrentan los colegas contadores, en las Universidades son mas dados a teorizar que a salir a probar sus "tesis". A veces es muy facil hablar y ver los "toros desde la barrera", pero otra es meterse en la arena y esto incluye a los mismos auditores, que a muchos les encanta dar recomendaciones, incluso hasta las mas pueriles quizas para por lo menos poner algo y justificar los honorarios. Algunas recomendaciones es verdad, no las hacen por pura displicencia pero otras de ellas, vaya y haga sus propias recomendaciones a ver si lo puede hacer... Recuerdo unos auditores que siempre colocaban "no hacen el prorrateo del iva y por no hacerlo estan perdiendo un saldo a favor que les queda" Cuando al Auditor le ofrecieron el puesto de jefe de contabilidad, mucho mejor pago que su viejo puesto y lo intentó hacer, vio que era mas el trabajo que la "chichigua" que quedaba a favor. Eran bases de datos inmensas que tenia que trabajar!!! ¡Costaban mas las horas de su trabajo que el saldito a favor! Casos de la vida real.

La metodología que le presento es fruto de la observación, el ensayo y el error, el ensayo y el error, viene de intentar algo nuevo en medio del trabajo bajo presion y de ir en contra de la corriente de las metodologías establecidas, hasta grandes "Vaceadas", y regaños y hasta amenazas de ser echado del trabajito si no entregaba rápido las conciliaciones bancarias. Nada, esto es pura como dirian los profes que le meten filosofía al asunto, esto es pura Gnoseología y Epistemeología en acción, no necesariamente un conocimiento contable. Mas bien, es fruto de la lógica y el sentido común con que el creador nos dotó a todos. Ya la metodología de cruce de información tal como se la presento no aparece en ningun libro de Excel. Lo que le enseñan en algunos libros que tocan el tema es como hacer cruces con campos calculados y elementos calculados.

Los elementos y campos calculados nos pueden ayudar con esta tarea, sin embargo, es mí deber comentarle que cuando usted monta elementos o campos calculados en un par de bases que le midan más de 500 mil registros, el Excel de su máquina, se le puede quedar literalmente MUERTO. Esto es debido al enorme esfuerzo que comienza a efectuar el aplicativo haciendo la operación campo por campo. Incluso con un Computador con las mejores especificaciones sucede.

¿En que casos puede ser necesario cruzar bases tan grandes? Muchos casos. Le cito uno de ellos: Supongase que el Kardex y con él, el informe de existencias de fin de mes, mes tras mes viene creciendo en diferencias alarmantes contra la contabilidad, y siempre es la misma cosa. El contador se la pasa a fin de mes, despues del inventario fisico echandole el ajuste así, a la maldita sea, en lugar de investigar que es lo que sucede. Como se vé que el kardex es impresionantemente grande, no se anima a conciliarlo porque en el fondo su metodología se queda corta, no podría hacerlo, se le atrasaría el puesto si se pone a conciliar. ¿Contratar a alguien que punteé el Kardex? además, ¿gastar mas papel para puntear? Quizas, pero no creo que le aprueben otro asistente ni el gasto total.

Qué hacer entonces?

Pues hacer el cruce con Excel, ayudarle evitando que se esfuerce con campos o elementos calculados. Si pero Cómo? NO utilizando ni campos ni elementos calculados. Lo que Excel si hace MUY RAPIDAMENTE, es la Suma total, por filas y por columnas. Entonces, tan sencillo como se ve y se lo digo: El truco radica en cambiar el signo al campo valor en una de las bases o una de las tablas.

Mirémoslo con mas detalle. Preste atención:

Supongamos que tenemos un Extracto bancario, que lo hemos podido descargar de internet, gracias a los servicios del banco. Este puede ser un ejemplo:

Para el caso, sirve. (Es un ejemplo inventado por mí, el propósito es transmitirle la idea…).
Ahora, en otra hoja de cálculo Usted tiene el libro auxiliar en archivo plano, y ya lo ha logrado depurar, esto es Limpiarle la basura de los encabezados y organizarlo como una base de datos o a lo mejor su aplicativo contable exporta los datos bien lindos de una sola vez a Excel y digamos que tiene la info así:

Para cruzar la información, lo que le sugiero es:
  1. Unifique las dos bases de datos, en una misma hoja de calculo, una debajo de la otra.
  2. Identifíquelas. Esto es, inserte una columna nueva en A, e identifique cada una de las tablas, cosa que le permita a Excel distinguir que la tabla de arriba es el Extracto y la tabla de abajo es la contabilidad.
  3. Si puede identificar más cosas en común, inserte una nueva columna y coloque el mismo nombre. Por ejemplo por decir algo, las transferencias recibidas en el extracto pueden ser equivalentes a las consignaciones en libros. Entonces, a esos dos conceptos, transferencias y consignaciones, llámelos de la misma manera.
  4. Haga una nueva columna de Valor copiando la existente y cámbiele el signo a una de las tablas.
Mire en la gráfica que en la columna A, he identificado que el bloque superior es el extracto bancario y el inferior el libro auxiliar de contabilidad. También, en la columna REF2, unifiqué el criterio de lo que es similar en ambas tablas. Finalmente, dupliqué la columna de Valor en Valor2, y le cambié el signo a la tabla de arriba. Puede ser en cualquiera de ellas.

Con la información organizada de esta manera, Excel no tiene que esforzarse para nada, salvo hacer la operación de suma, en lo cual es supremamente rápido. PRESTE ATENCIÓN: La idea de esta tabla dinámica es que si existen 100 pesos en una de las tablas, y esos 100 pesos existen en la otra tabla, pero negativos (porque le cambiamos el signo), Excel sumará +100 -100 = 0. Entonces, TOOODO lo que nos dé CERO, significará que está cuadrado. (Ojo, En principio, pues te puede ocurrir que hayan varios valores de 100!!). Organice los campos de la tabla dinámica así:

La tabla dinámica armada EN SEGUNDOS le quedará así:

Como puede ver, esta ya es una conciliación. ¿Quien dice que no? Muertica y en segundos. Inmensas bases de datos las crucé de manera muy rápida con esta técnica. Incluso podemos penetrar en el detalle. Sin embargo como los tipos y numeros de documento no son los mismos en el extracto y en el libro auxiliar, hay unos casos que le llegan a uno en los cuales a veces es muy difícil hacer un match (match = coincidencia), y no hay una llave (campo clave) sobre el cual efectuar la conciliación. Entonces, una salida, puede ser, CRUZAR EL MISMO VALOR.
Como los valores son positivos en ambas BASES, pues vamos a rastrear o cruzar a nivel del mismo valor, ASI:

La tabla dinámica nos mostrará esto:

Excelente. Fijese que esta vez, ahora si, cruza VALOR POR VALOR. Prácticamente esta es la conciliación. Dado que los valores quedan organizados de manera ascendente en cada referencia, se suelen encontrar esos casos en los que se vé que "digitaron mal" o tambien se encuentra en la realidad de que contabilizaron un valor neto que no tuvo encuenta alguna retención efectuada por el tercero. Este caso es bastante recurrente.

Si las fechas de contabilización son consistentes con las fechas segun extracto, (caso que puede darse en las consignaciones y transferencias, pero en los cheques cobrados imposible) podemos cruzar por fechas a ver qué pasa. Organizamos los campos de la tabla dinámica asi:

En el reporte dinámico obtenemos esto:

En el ejemplo podemos ver que en los abonos y en los pagos hay dos valores que cuadran. Y que la diferencia total de 3.033 viene de 330 pesos en abonos y 2703 en pagos, y cada uno de ellos, son de una inconsistencia en valores, por ejemplo, el auxiliar dice tener 801.980,37 y el extracto dice que tiene 801.680. Un error de digitar un 980 en lugar de un 680, además de otros dos casos.

Cruzar la información de esta manera es sumamente VELOZ para Excel, mientras que si lo pones a hacer campos o elementos calculados, tu computadora se esfuerza más.

Y sabías que si te grabas una macro que incluso monte las bases y haga el cruce, puedes obtener el reporte en segundos? y no es "paja" (mentira). En las conferencias les muestro a mis colegas que siempre se puede ser, con ayuda de Excel, muy rápido y muy bueno.

Tanto que se corre el riezgo de que por ser rápido, erroneamente pensar que esto es fácil. En estos casos la velocidad es inversamente proporcional a la dificultad. Si eres muy rápido, es porque sabes este tipo de know how escaso y eso tiene su valor.

Bajate el ejemplo a tu compu haciendo clic aqui.

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Excel Audi es el nombre web comercial del profesor Alejandro Quiceno García: Autor de libros de Excel y Conferencista Internacional con énfasis en Contadores, Auditores, Administradores, Gerentes, Ingenieros Civiles y Agrónomos.

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