formulas matriciales para hacer la explosión de la producción

Las formulas matriciales son una solución para esta tareíta relativamente compleja de hacer a la que se enfrentan algunos Contadores cuando ...

Las formulas matriciales son una solución para esta tareíta relativamente compleja de hacer a la que se enfrentan algunos Contadores cuando para el mes de noviembre deben de tener listo el presupuesto del año siguiente de la Compañía.

Lo primero que le recomiendo, si usted es el Contador a cargo, es que se asegure y REVISE que los códigos de materiales, de materias primas, de productos terminados del sistema contable, SON LOS MISMOS que se manejan para las áreas de compras, producción, planeación y contabilidad. El que “manda la parada” debería ser el código como está creado en el sistema contable. (Aunque a veces prefiero la definición o nombre que da el proveedor-fabricante del insumo, pues se supone que ellos saben más de eso que la empresa que es el cliente). He visto como la gente de planeación tiene un nombre similar para ciertos insumos, los de compras por lo general se refieren al mismo de igual forma como lo llaman los proveedores, los jefes de producción apelando a su experiencia de varios años los llaman de otra forma… En fin, uno se encuentra con varios nombres para el mismo insumo. Esto es un problema grave. Pues al Contador, los de compras le pasan los precios negociados de los insumos con los proveedores con “sus nombres”, los de planeación pasan el dato de lo que esperan vender y por lo tanto producir, también con sus “nombres” y el contador en medio de ellos, debe de hacer que los códigos primero que todo sean consistentes con los Ítems del inventario para poder hacer la explosión. Porque? Porque recuerde que hay un inventario inicial de insumos, y este inventario lo da el sistema. Así que si los códigos y descripciones no concuerdan, tendrá un “Sancocho” de códigos de insumos en su inventario, y muchos de ellos se refieren a la misma cosa.

Entonces, es mucho el tiempo que se pierde haciendo estas equivalencias, porque para la señora o el señor de compras el Ítem se llama de una manera, para el señor o señora de planeación de otra, y en el sistema el código, para completar el moño, también es distinto. Y el contador allí, tratando de agarrar ese trompo con la uña y unificar a todo mundo, finalmente trabajando el doble o el triple.

La idea es que como verdadero administrador de la información, con ayuda del señor de sistemas, si lo hay, pongan a todo mundo hablar el mismo lenguaje de códigos de Ítems o de Insumos.

Una vez salvado lo anterior, la explosión de producción será cosa de montar una formulita matricial.

Cuál es la base de la explosión de la producción? La tarjeta estándar de producción. La que contiene cuanta materia prima, materiales, mano de obra y otros costos y gastos indirectos consume hacer una unidad de producto terminado.

Por ejemplo, si en el garaje, patio o solar de mi casa preparo monto un taller para elaborar una especie de bebida espirituosa, debería tener una relación de Ítems o insumos que necesito para que una unidad de mi bebida quede perfecta. Un ejemplo puede ser la siguiente información en Excel:
Esto básicamente es la misma cosa ya sea que se trate de una cerveza, una bebida hidratante o un té. En otro Post le comenté acerca de organizar la info en forma de base de datos no? Porque así como está esa lista, no le facilita mucho las cosas a Excel. Entonces, esa info se organiza y se deja así:
Así sucesivamente para los 500 o 1000 productos de su compañía. Arma la superbase de datos.

Entonces, mi Gerente de Ventas habiendo estudiado el mercado y toda la cosa, me pasa una hoja en Excel con la lista de todas las ventas que planea hacer y me dice que para el año entrante planea vender 50.000 botellas de mi exclusivo Chirrinche panela 250, así como de mis demás presentaciones y me pasa una hojita en Excel así:

Entonces, a la pregunta, Cuantos insumos necesito tener para satisfacer las expectativas de venta de todos mis productos, monto la explosión de producción con una formula matricial así:

La formula en F2 es:

{=SUMA(SI($A$14:$A$17=A2;1;0)*($B$14:$B$17)*E2)}

Como ve, es la misma fórmula matricial que siempre se viene usando en los demás ejemplos vistos. Por supuesto, también se puede escribir así:

{=SUMA(SI($A$14:$A$17=A2;($B$14:$B$17)*E2))}

Supongamos que la info de ventas está dividida en meses, y debemos obtener las cantidades requeridas por mes:

Entonces anidamos otra condición, la del mes, así:


La formula en F2 es esta que le muestro aquí arriba: analice los rangos, vea como el rango que multiplica la cantidad unitaria del insumo, se multiplica por un rango que lo conforma TODO EL BLOQUE de cantidades de producto terminado a Vender:

Esta es la manera en que puede ir anidando más Sís, en caso de que apareciera otra variable.

Después de esta explosión, por lo general viene la de las compras. Teniendo ya las cantidades que necesita comprar, ahora necesitaría CUANTIFICAR el costo de esos insumos, para eso, tendrá que hacer algo similar, pero ya no contra el presupuesto de ventas, sino por la lista de Insumos POR PROVEEDOR. Estos proveedores también puede que hayan informado que los incrementos los harán en Marzo y en Septiembre por ejemplo. Veamos cómo sería en el ejemplo que me inventé de mi Aguapanela Chirrinche:

Ok, ahora lo vamos complicando mas (ósea, ahora le ponemos los incrementos por proveedor en el mes que ellos hayan informado). (Ojo, los proveedores por lo general indican el precio por mil, diez mil unidades, DEBE de calcular el precio de una unidad.) Por ahora, tenemos que esas cantidades requeridas que ya armamos en una sola formula, necesitamos multiplicarlas por el precio de venta de estos proveedores.

Pero si se fija, observe que algunos proveedores ofrecen un precio más competitivo, como es el caso de Panelas del Cauca, me vende 1.000 por 28.000 en lugar de los 30.000 que me cobra Panelas del Valle. Ya sea que Usted considere siempre el mayor o menor precio, puede Usar nuevamente una función matricial basada en la Función =MAX() que le devuelve el valor máximo de una lista, o =MIN(), que le devuelve el más económico. Para eso, se sigue la misma metodología y le metemos otro sí, que según sea el proveedor, busque el más alto y multiplique por la unidad.

Por ejemplo, la sola función matricial =MAX() quedaría así:

Observe que nos devuelve el precio Máximo de la lista de proveedores. Lo único que necesita es unir esta fórmula matricial con la otra, con lo cual, las 417 unidades de Aguapanela que necesitará en Enero deberán costar $12.500. La formula quedaría así:

La función en F2 es:

{=SUMA(SI($A$14:$A$17=$A2;SI($B$13:$M$13=F$1;($B$14:$M$17)*$E2)))*MAX(SI($A$21:$A$34=C2;$D$21:$D$34))}

Visualizar todo el rango ayuda a comprender como es que se relaciona la formula matricial con las tablas ventas y proveedores. Para efectos pedagógicos, se han colocado las pequeñas tablas en la misma hoja de cálculo, para facilitar la comprensión de cómo es que se monta, y para que me ocupara en un solo gráfico, oculté algunas filas, para que se pudiera ver todo el rango del nuevo cuadro proveedor, además, le dí F2 Modo Edición a la celda para que los colores faciliten la apreciación de los rangos de la función:

Solo debe tener en cuenta la ultima parte de la función, desde donde comienza =MAX(). La parte anterior, ya vimos como es que se montó.

De manera similar, si tiene el dato de CUANDO es el MES que los proveedores harán el incremento, podrá anidarlo de manera similar a como tuvimos en cuenta el mes en las ventas:
Para que vea bien el cambio, la hoja de los proveedores la presentarían mes a mes así:
(solo voy a poner dos meses para no extenderme mucho en el gráfico):

Entonces, la formula MAXIMO, tiene ahora que encontrar el máximo del mes, no de todo en general. Si no considera el mes, le calculará que para enero, usara el valor máximo de la aguapanela, que es de 50.000, que es el precio pero de MARZO. Si se fija, le hice incrementos TREMENDOS, para que vea el efecto en los meses, en los dos primeros Insumos:

Esta otra imagen le muestra cómo es que ya se pone a “jugar” el rango mes del proveedor, puede ver que como no se han definido los precios de los demás meses de los demás insumos, la función devuelve cero.
Espero que esta técnica le sea de utilidad, Es una manera de trabajar. Pero como le advertí anteriormente, cuando se arma la función, y la copias para miles de productos, te recomiendo que tengas una muy buena computadora, pues estas funciones consumen mucha memoria, y a tu compu le puede dar una “Embolia” Cerebral, pues los cálculos pueden ser demasiados, y en lugar de blanquear los ojos, como un humano, blanqueará la pantalla de tu computador.

Clic aqui para descargar el archivo Excel del ejemplo que acabas de leer:
https://dl.dropbox.com/u/84257127/Explosi%C3%B3nProduccion.xlsm

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Excel Audi es el nombre web comercial del profesor Alejandro Quiceno García: Autor de libros de Excel y Conferencista Internacional con énfasis en Contadores, Auditores, Administradores, Gerentes, Ingenieros Civiles y Agrónomos.

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