Que es una macro

“Macro” es una palabra utilizada para referirse a un conjunto de instrucciones que realizan una acción recurrente y automática en una hoja d...

“Macro” es una palabra utilizada para referirse a un conjunto de instrucciones que realizan una acción recurrente y automática en una hoja de calculo, en este caso Microsoft Excel.

En otras palabras, cuando Usted en su oficina o área de trabajo y sobre Microsoft Excel, todos los meses tiene que realizar las mismas cosas, (sobre diferentes bases y situaciones, pero en general, el mismo contexto) o de manera cíclica cada cierto tiempo, ya sea todos los días, una semana, quince días, un mes, un año, etc., se dice que el informe, cuadro, análisis u operación es recurrente. Es decir, cada cierto tiempo alguien tiene que hacerlo, una vez más, y así sucesivamente, una y otra vez. Pues bien; esta actividad que se repite cada cierto periodo de tiempo, se puede “Grabar” en Excel, todas las acciones de todo lo que usted hace en la hoja de calculo se puede “listar”, se pueden escribir en una serie de instrucciones paso a paso y hacer que Excel las ejecute o siga las instrucciones dadas automáticamente sin necesidad de “Intervención Humana”. Lo anterior es sencillamente maravilloso, pues aparte de que ya no tenemos que hacer el trabajo directamente, la velocidad a la que Excel ejecuta las instrucciones de la lista grabada o escrita, es tan rápido que hasta parece magia.

Veamos lo que al respecto dice Wikipedia:

http://es.wikipedia.org/wiki/Macro

http://es.wikipedia.org/wiki/Macro


Para que nos pueden servir las macros
Excel tiene una poderosa herramienta que le puede ayudar a crear sus macros fácilmente, y esa herramienta se conoce como el grabador de macros. Usted no necesita ser un ingeniero de sistemas para aprender este tema de Macros. Solo necesita alguien que le ayude a comprenderlas, ponerlas en práctica, “sacarles el jugo”, aumentar su rendimiento (el suyo) y calidad profesional, deshacerse de tanta operatividad, actividad secretarial, de digitador o como se dice en el argot popular, de tanta “carpintería” y enfocarse en el análisis como tal o simplemente, dar mayor valor agregado a su competitividad u organización.
No es normal que un profesional o cualquier empleado o asistente que se sirva de Excel, invierta (o desperdicie) tanto tiempo trabajando de manera arcaica el Excel, cuando podrían hacer muchas tareas en segundos, liberando tiempo y evacuando “cuellos de botella” de información.


Como podemos usarlas
Las macros se usan ejecutándolas, o “corriéndolas” que es lo mismo. Cuando usted ya ha grabado una macro, simplemente la llama (o invoca) mediante una combinación de letras de su teclado de computador, o desplegando en Excel en el menú la opción Herramientas – Macros - Correr una macro (si se encuentra en Excel 2003) ó, si se encuentra en Excel 2007 a través de la ficha programador, clic en el ícono Macros y seleccionar la macro. En ambas versiones con la combinación del teclado Alt+F11 se puede llamar la ventana que nos muestra las macros disponibles, ya sea en el libro de Excel que se ha abierto o en el libro de macros personal.

¿Como podemos aprovecharlas?
Conociendo que las macros ejecutan una serie o una gran cantidad de acciones en segundos, pues el recurso es ilimitado como nuestra imaginación. El enorme potencial de la velocidad significa muchísimo menos tiempo.
Por ejemplo, un Auditor no necesita de reporteadores especiales o software adicional que le ayude con cierta información tal como revisar si a todos los documentos los asistentes contables les registraron correctamente los impuestos: Podría solicitar un listado de cuentas auxiliar cronológico, (además del listado de terceros en donde figura la calidad tributaria) de todas las cuentas y de todo el mes o periodo y hacer entre otras cosas, las siguientes:

1) Tomar todas las compras del periodo.
2) Calcular los impuestos.
3) Cruzar el cálculo obtenido contra las cuentas de impuesto.
4) Detectar en donde hay inconsistencias tales como comprobantes descuadrados, cuentas con saldos contrarios, terceros con saldos contrarios, revisar 100% el universo de los consecutivos, etc.

Por supuesto, no necesita seleccionar una muestra y sobre ella hacer los cálculos de impuestos, nada de eso, puede efectuar auditoría al 100% de la documentación y solo pedir los documentos físicos en los cuales se estén registrando diferencias entre lo calculado por la Macro de Excel vs. Lo contabilizado, además de una muestra adicional para verificar otro tipo de cumplimientos. (Que miedo un auditor así!! ¿Como hará para detectar en cientos de registros en donde están los documentos con problemas? ¿Será Mago?)

Muestras “Posteriores y selectivas” son cosa del siglo XX. Mediante las macros, usted como jefe de contabilidad (o sus mismos colaboradores pueden auto chequearse) puede revisar una cantidad enorme de registros, ya que el que hará ese trabajo será el Excel mediante una macro, Excel será en adelante su mejor colaborador. Por lo tanto podrá darse cuenta que si su equipo de trabajo, comienza a maximizar el potencial de Excel, el rendimiento de su área igualmente se maximizará y el tamaño del área contable, o área administrativa, o la que tenga lugar, no tendrá que ser más grande en términos de recurso de personal, o en otros casos no tendrá que obligar a su equipo de trabajo a esfuerzos laborales adicionales, que es lo que normalmente se ve en toda parte.

Como podemos grabar las macros
Muy fácil: con el grabador de macros. Este grabador de macros es maravilloso, no tienes que preocuparte en escribir código a la vieja usanza o, en otras palabras, no tienes que ser ingeniero de sistemas para escribir un programa en lenguaje Visual Basic (el Visual Basic es el tipo de lenguaje de programación que usan hasta ahora, 2010, no conozco los planes de Microsoft sobre este lenguaje hacia futuro las aplicaciones de Microsoft) pues los desarrolladores del Microsoft Office de Windows, crearon esta funcionalidad o aplicación, mediante la cual, todas las acciones, todo lo que haces en Excel, en una hoja de cálculo, ya sea con los botones, menús, teclado y demás, quedan “grabadas”, quedan “listadas”, quedan “anotadas”, quedan escritas de una vez todas las instrucciones realizadas en la hoja de cálculo, siempre y cuando esté activo o en acción, el grabador de macros. Mas adelante se indicará como editar las macros para hacer ciertas cosas que el grabador de macros no puede. Solo tenga en mente que el asunto es muy fácil, solo siga leyendo con atención que mientras lo hace, el conocimiento lo irá embargando.

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Excel Audi es el nombre web comercial del profesor Alejandro Quiceno García: Autor de libros de Excel y Conferencista Internacional con énfasis en Contadores, Auditores, Administradores, Gerentes, Ingenieros Civiles y Agrónomos.

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