Unir dos bases de datos de dos programas contables

Este es un ejemplo práctico del tema Tablas dinámicas que tengo pendiente desarrollar con mas detalle. En los casos en los que las empresas...

Este es un ejemplo práctico del tema Tablas dinámicas que tengo pendiente desarrollar con mas detalle.
En los casos en los que las empresas decidieron pasarse en algún momento del año a otro programa contable, a la hora de realizar reportes o consolidar la información puede ser un poco traumático unir esas dos informaciones, sobre todo por la época en que se realiza la información exógena para la Dian. (Para los otros paises: Es el ente gubernamental encargado del recaudo de impuestos en Colombia) mejor conocida como "los medios magnéticos". (Se llamaban así porque antes se enviaba un disco magnético -Diskette de 3 1/2-, luego pasaron a que se llevara una memoria USB y ahora se trasmite un archivo en Xml por Internet, y lo que basicamente hacen es cruzar la informacion de todo mundo para detectar quien no está declarando renta "como es".

Primero que todo para no herir suceptibilidades, el hecho de que se pase de un programa a otro no significa que el anterior sea malo. Cada cual puede hacer lo que a bien tenga con su dinero y es respetable. El que manda manda aunque mande mal. A veces el cambio de programa contable es por simple "moda", porque el otro se vé "mas bonito", y hay casos que en los primeros seis meses no tardan en añorar el viejo software, o lo que es lo mismo, vilipendiar el nuevo. Así como con los hijos, siempre se les sale a deber. Si nos ponemos exigentes, podríamos decir que todos los software contables son malos porque no nos dán la información como queremos. Pero en defensa de las casas de software contable podemos decir que ante las solicitudes intempestivas de la Dian, todos pueden quedar con "los calzones abajo", como fué la resolución de medios de octubre de 2011 en la que pidieron que se informara ese iva llevado como mayor valor del gasto, y en la mayoria de casos quedó contabilizado dentro del gasto sin nada que lo distinga. He probado muchos software contables y puedo decirles que de nada sirve tener "lo último en guarachas" como un SAP, el cual sino queda bien parametrizado, es como quedar con un elefante blanco... Y las parametrizaciones de esos software tan robustos consumen muchas horas (o dias) de consultoría y a veces no estan dispuestos a pagarlas o a asumir mas retrasos con lo cual se deja el cliente a medias. Y como suelo decir, ¿Quien es al que finalmente le toca cargar a ese muerto? Al Contador. "Mire a ver como sale del atolladero". ¿Que sería de nosotros sin el Excel? pero mas aún, ¿Que seria de nosotros sin saber manejar bien el Excel?

En fin, de todo hay en la "viña del señor". Para no seguir con la novela "Contador: Casos de la vida real", Supongamos el siguiente escenario: Que se tiene de Enero a Septiembre en el programa contable 1, y de Octubre a Diciembre en el programa contable 2, o los periodos que sean. Esta armando el formato de Ingresos para Medios Magnéticos, ya tiene los dos archivos listos bien lindos de cada software contable en Excel. Ahora, como hace para totalizar los dos de una sola vez?

Hay varias maneras de hacerlo, sin embargo la que mas me gusta es usando tablas dinámicas. Asi que les voy a mostrar como se haría el asunto.

Primero paso a enseñarles un pantallazo de cada hojita de cálculo: (Nuevamente para no herir suceptibilidades, he llamado programa 1 y programa 2 a los software contable) No se preocupe si la imagen es muy pequeña, mas abajo está el enlace en el cual podrá bajarse el archivo en Excel.
Esta es la info de Enero-Octubre, en la hoja de al lado se tiene la del resto.
Ok. Supongamos que necesita saber el ingreso total del año por cada tercero, acumulado obvio por el numero de identificación tributaria.
Ahora haga lo siguiente:
En una nueva hoja coloque las dos: En la parte de arriba la info del programa 1 y directamente debajo de ella la info del programa 2. Una vez puestas, el campo de la identificacion del tercero y el valor total, deben de estar ALINEADOS en la misma columna. Finalmente, al bloque de info contable de la parte de arriba, identifiquelo, insertando una nueva columna en A, y coloque el nombre de la aplicación o programa contable. En la parte de abajo, en donde comienza la info del otro programa contable, coloquele tambien el nombre. La info deberá quedarle asi por este estilo. Esta es la parte superior:
Esta es la parte en la misma hoja en donde comienza el bloque de informacion del segundo programa contable, observe que el numero de identificación esta alineado en la misma columna, la columna Origen en esa parte se identifica con el nombre del segundo programa contable:
Ahora fíjese en la columna valor, por esta misma fila: Tambien esta alineado con el bloque superior:
Antes de seguir, tenga en cuenta que el numero de identificación TIENE que tener el mismo formato que el bloque de abajo, ya que en este ejemplo, cuando lo construí, el bloque de arriba tenia los numeros de identificación como numeros TEXTO y los del otro programa como numeros normales. Ambos datos son distintos para Excel y si no se arreglan Excel no los consolidará. Ahora como se arregla una columna de numeros que estan como texto, pasarlos a numero? Esto fué lo que hice un paso antes, ya que noté esa situación: Inserté una nueva columna en B en la hoja del programa que tenia el numero como texto, y en esa nueva columna, usé la función =VALOR(). Esta funcion se direcciona hacia la celda que tiene el numero como texto y nos lo convierte en un numero como tal. Luego seleccionas toda la columna B, la copias y sobre ella misma, sobre la columna B, le das Pegado Especial - Valores. Luego eliminas la columna del identificacion vieja que sigue en A, de tal manera que la nueva columna A, es la que arreglaste. Luego pasas a unir los dos archivos como te acabo de enseñar aqui. Hecho lo anterior, te vas por la opcion INSERTAR - Tabla dinámica y organizas tu tabla llevando el numero de identificación a la zona de filas y el valor del ingreso a la zona de valores, asi:
Si deseas saber cuanto dinerito es el ingreso por cada software contable, como para hacerle auditoría escarbando documentos, arrastre el campo ORIGEN a la zona rótulos de columna. El total de la tabla dinámica debe de cruzarte con tus totales de cuenta. Asegúrate que te cruza por todo lado antes de "echarle la bendicion" a la info que estás armando.

Puedes descargarte el ejemplo haciendo clic clic aqui

Espero que el ejemplo te haya gustado y te lo aprendas si es que no lo conoces, y si lo conoces, compartelo con tus amigos. Te pido como siempre, que hagas clic en los botones de abajo y compartas la entrada con tus amigos, invita a tus amigos a que se unan a traves de Facebook, Google+ y Twiter, y que se suscriban en donde dice "suscripcion Oro" en el blog, para que se enteren cuando subo nuevos Post.

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