La integralidad de la información contable

La información contable transaccional, los hechos económicos asentados en forma contable por cualquier sistema como por ejemplo la partida d...

La información contable transaccional, los hechos económicos asentados en forma contable por cualquier sistema como por ejemplo la partida doble es la fuente de los diferentes reportes contables: Libro Mayor, Balance de comprobación, Balance General, Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias, Estado de Costos, etc.

Colega cada vez que usted aborde un trabajo, debe revisar que la información que está bajando del software contable, es integral entre sí. Es decir: tiene la virtud de la integralidad.

Observemos el siguiente ejemplo: (puedes hacer clic sobre la imagen para verla mas grande)
Observe que este Balance que genera el sistema Novasoft, muestra los valores en este reporte por nivel. El valor total por Nivel 1, muestra estos valores:
Una sencilla prueba ya nos delata una pequeña diferencia, que no es nada, y podemos pasar por alto.
Si decidiera, de este mismo reporte, obtener los totales por nivel 2 o subgrupo, el reporte me dá estos totales:
La integralidad significa que el reporte en sí, debe ser consistente en sus diferentes niveles.
En el nivel 3 o Subgrupo, (4 digitos) el sistema me enseña esta información, la cual procedo a verificar si sigue siendo la misma que la que me entrega el nivel 1:

Observe que ya en el nivel 3, los debitos de los pasivos ya presentan una diferencia notoria, y preocupante.
Si decido totalizar al siguiente nivel, el 4: es decir cuentas de 6 digitos y ver cuanto suman a nivel de clase, y comparo el resultado contra el nivel 1, debería ser igual, pero vemos que las diferencias continúan apareciendo:
Muchos colegas pasan por alto esta situación.

Si finalmente, este balance ya es consistente entre si, aún hace falta cruzar a máximo nivel contra los totales que me entrega un libro auxiliar, y estos totales del auxiliar los puedo obtener mediante una tabla dinámica. Esta imagen es un ejemplo de como debería ser dicho cruce:

Si la información es consistente entre sí y contra los diferentes reportes tales como libro auxiliar, o informes de los módulos (cartera, kardex, existencias de inventario totales, vencimientos de cuentas por pagar) se dice que la información es integral.

Solo le recuerdo que el decreto 2649, el decreto general de la contabilidad en Colombia, nos dice en el artículo 4 que:

La información es útil cuando es pertinente y confiable.
La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
Tenaz saber que esto lo enseñan en primer semestre de contaduría y ver como se sale a la calle y hasta los preceptos básicos se pasan por alto. Muchos colegas asumen roles de Contador y desconocen la utilidad del software, otros parametrizan "a lo loco". Cuando intentan realizar reportes y encuentran estas situaciones, la frustración es total, y despotrican contra todo lo que hace de su vida un infortunio: La Dian, Las Niif, la vida, el presidente de turno, hasta a los genes le echan la culpa. ¡Parecen un cieguito dando bastonazos en el espacio!

Colega: Si no sabe en que se metió, o no sabe lo que está haciendo, le dejo un pedacito de esta canción:
...Y yo pasaría de tonto si no supiera
que uno debe estar mosca por donde quiera
y es por eso que yo digo de esta manera,
que ese individuo no sabe en que se metió...

Siento una voz que me dice agúzate que te están velando
Siento una voz que me dice agáchate que te están tirando.
Pero yo no me escondo del diablo porque yo soy buena gente

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Excel Audi es el nombre web comercial del profesor Alejandro Quiceno García: Autor de libros de Excel y Conferencista Internacional con énfasis en Contadores, Auditores, Administradores, Gerentes, Ingenieros Civiles y Agrónomos.

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