15 consejos para escoger al mejor contador

15 consejos para escoger al mejor contador El emprendedor moderno enfoca todas sus energías en lo que sabe hacer: negocios. Por lo que ...

15 consejos para escoger al mejor contador


El emprendedor moderno enfoca todas sus energías en lo que sabe hacer: negocios. Por lo que deja de lado las labores administrativas y el registro de sus operaciones financieras (contabilidad) a un profesional que sabe del tema.

Este profesional es el contador público, a quien se le deposita la confianza y se le delega la responsabilidad. El principal inconveniente es que el emprendedor, al desconocer el complejo sistema tributario entre otros, confía en que se están haciendo las cosas, hasta que un día empieza a pagar las consecuencias de errores de años pasados por distracciones, ignorancia o hasta mala fe.

El motivo principal de escribir estas líneas es ayudar al empresario a escoger un buen colaborador contable interno o, bien, evaluar el profesional externo, con base en los siguientes criterios:

1. ¿Contador interno o externo?
Esta es una decisión común, y fácilmente se resuelve si se considera el nivel de madurez administrativa de la empresa:
¿La carga administrativa contable y fiscal justifica contratar a una persona de tiempo completo?
Si puede contratar al contador en tiempo completo, ¿hay presupuesto para pagarle los cursos de actualización, libros, suscripción a revistas y boletines especializados? Considere lo anterior ya que el sujeto va estar tiempo completo dedicado a su servicio.

Si la respuesta es sí, la necesidad de un contador interno es evidente.

Sin embargo, en la mayoría de mi-pymes la situación no es como la descrita anteriormente, y la solución la puede dar un contador externo. El nivel de especialización y el número de profesionales que usted necesitará, depende de su crecimiento y madurez administrativa.

El crecimiento le dirá qué tipo, frecuencia y tiempo de colaborador necesita. Huya de una persona que se diga experto integral como si fuere un leproso. Me refiero a aquel individuo que todo lo sabe y todo lo puede; seguramente ha escuchado el refrán “el que mucho abarca poco aprieta”. Desconfíe de los “productos milagro” que prometen que todo le van a solucionar; o ¿acaso usted aceptaría que el oftalmólogo lo operara del corazón?

2. Que de verdad sea contador.
Un contador público titulado da confianza al estar autorizado para ejercer la profesión. Por principio de cuentas, quien se ostente como contador público y no esté titulado no puede ejercer la profesión que alude.
¿Cómo saber sí quien dice ser contador público en realidad lo es? Pídale a su contador su número de tarjeta profesional (sin esta, el título no tiene reconocimiento ante instancias oficiales), e ingrese a la página web de la entidad del gobierno que vigila al gremio contador y busque si está inscrito.

3. Que sea formal.
Un buen contador le hará llegar un contrato de servicios profesionales o, por lo menos, una propuesta por escrito donde se documenten las condiciones de prestación del servicio y se especifique el alcance de los servicios y el importe de honorarios. Cuanto más detallado se haga, menos malentendidos habrá. ¿Cómo saber que tan formal es el contador? Por simple observación: ¿le otorgó por escrito una propuesta o contrato en el que se detallara de manera clara y precisa en qué consiste el trabajo que va a realizar, así como el alcance, honorarios, tiempos de pago y forma de cómo se evaluará el trabajo concluido? Si la respuesta fue negativa, hay informalidad.

4. Que pertenezca a algún colegio. El profesional que pertenece a algún colegio de contadores está sujeto a la Comisión de Honor y Justicia de dicho colegio para resolver cualquier acción de controversia del contador con sus clientes, así como la evaluación ética del implicado. Un contador público que no es serio difícilmente estaría dispuesto a tener estos controles. ¿Cómo saber si es colegiado? haga la pregunta: ¿y usted a cuál colegio de contadores pertenece? Anote el nombre y después llame para corroborar los datos. En caso de que el contador no lo quiera decir o diga que no pertenece a ninguno, escuche atentamente las razones; en algunos casos resultan muy reveladoras.

5. Que tenga recomendaciones. Un contador que tenga clientes dispuestos a dialogar con un prospecto para contar sus experiencias en el servicio comunica clientes satisfechos y que probablemente usted pueda ser uno más de ellos. En muchos casos las recomendaciones de los trabajos realizados en el pasado tienen mas peso que haber asistido a una capacitación o conferencia, puesto que el profesional demuestra con sus clientes que se enfrentó a situaciones que exigían determinación y diligencia profesional. Será difícil que un profesional malo tenga reseñas positivas de su servicio.

6. Que esté actualizado. Dada la complejidad fiscal, para muchos empresarios es difícil evaluar el nivel de conocimiento de su contador, por lo que recurren a la intuición para confiar o no en el nivel de conocimientos del profesional en cuestión. Un contador público certificado le da la seguridad y certeza de la calidad y actualización que cuenta la persona avalada. No es un trámite fácil: exige que el contador se actualice constantemente, y para obtener certificación tiene que cumplir una norma de educación continua, así como aprobar satisfactoriamente requisitos y exámenes de rigor que aplican en algunos países. Lo anterior da al empresario un mejor filtro para seleccionar a sus colaboradores según las capacidades que requiera que tengan estos.

7. Que sea honesto
Verifique que el contador elegido trabaje con programas de cómputo con licencia (sistema operativo, antivirus, suite de ofimática, incluso software contable con licencia de contador). Quien no es coherente y decide trabajar con programas pirata le entregará una contabilidad pirata. Si hace caso omiso a las leyes de derechos de autor, ¿qué consejo espera que le brinde con las leyes fiscales? ¿Cómo saber que tan legal es el contador? Por ejemplo pregunte: "Mi doctor" (como dicen en la capital colombiana) ¿qué versión de programa de contabilidad maneja y con qué frecuencia lo actualiza? ¿Los programas son originales, me lo puede demostrar? ¿Qué riesgos corre mi información al estar en un medio magnético con información ilegal? Si el candidato le hace notar que la sola pregunta ofende, desconfíe.

8. Que le garantice seguridad de la información La tendencia actual es que la información migre a medios digitales; de hecho, ya desde tiempo atrás la contabilidad de las empresas comienza a estar en medios digitales, y lo que muchos empresarios llaman “la contabilidad" es en realidad contabilidad electrónica que se sube al servidor de la administración de impuestos del país.

Es importante que la integridad de la información esté garantizada ante eventualidades que no podemos controlar, como robos, fallas de los medios de almacenamiento, borrados accidentales.

9. Que ofrezca garantías
Un buen contador dará garantías a su trabajo: ¿qué pasa si por alguna razón no se calculara un impuesto a tiempo y eso generara multas, actualizaciones y recargos? ideal es que esto esté por escrito (ver punto 3) para delimitar la responsabilidad. ¿El impuesto no se calculó porque no se entregó la documentación en los tiempos convenidos (responsabilidad de la empresa) o porque se enfermó el contador encargado (responsabilidad del profesional contador)? ¿Cómo saber si el contador garantiza que se realizará lo prometido? Preguntando si la situación descrita anteriormente ha pasado y cómo se ha resuelto, y, en caso de que no haya sucedido, cómo procedería si llegara a darse y con qué alcance.
Por ningún motivo permita que la contabilidad se atrase mas de dos meses ni que el contador le retenga la información de sus operaciones, ni siquiera en el evento de que no se pague los honorarios, la contabilidad jamás puede ser retenida. Obtenga compromiso por escrito.

10. Que realmente lo apoye en el proceso de toma de decisiones. Si usted realmente tiene una empresa enfocada al objeto social y no un mero "negocio", o empresa de fachada para "otros fines" espera que el contador lo apoye ayudándolo a predecir el flujo de efectivo, tomar decisiones en materia de inversión, evaluar la gestión de los administradores, realizar un presupuesto, evaluar el impacto social en el entorno, la comunidad el medio ambiente, etc. Algunos contadores terminan enfocándose en el tema impositivo (tributario, de impuestos o nuevos marcos normativos) protestando el incumplimiento de lo pactado inicialmente con usted esgrimiendo las nuevas reformas fiscales, hacendatarias, o ministeriales, nuevos reportes que solicitan instituciones de control del gobierno como superintendencias, comisarías o departamentos de planeación nacional. Converse este tema, esté atento a las nuevas políticas de los gobiernos de turno y como estas políticas afectarán su empresa, infórmese y evalué el impacto en horas para la generación de los nuevos reportes. El desconocimiento de un nuevo proceso no es razón para que las horas presupuestadas de la labor contable se excedan ni se atrasen, si esto sucede el profesional debe asumir el retraso y ponerse al día cuanto antes. Ante estos eventos evalué la opción de apóyarse en un experto o consultor que realmente conozca el tema ya que las horas infructuosas atentan contra el procesamiento corriente de la información contable. Deje todo por escrito.

11. Que le dé un precio justo Capacitación de personal, actualización de programas informáticos, espacio de trabajo decente, etcétera. Tienen su costo. Nadie está peleado con precios bajos; sin embargo, en algunos casos pueden no corresponder con el nivel de servicio prometido, es decir, el servicio de contabilidad es una promesa donde el contador dice que va a hacer algo, con el compromiso de la otra parte de darle la contraprestación pactada.

En resumidas cuentas Usted es el cliente -tiempo completo o no- de ese contador y si usted está pagando ese señor tiene que cumplir. Cualquier retraso genera insatisfacción y por lo tanto antipatía. Cuando esto ocurra, dígaselo de frente: "No me estoy sintiendo bien atendido". Pero también procure que el contador no le diga: "No me estoy sintiendo pagado a tiempo". Señor empresario: No se financie con trabajo fiado, el contador así como sus empleados necesita comer y tiene familia y gastos que pagar.

12. Redes sociales. Haga inteligencia y rastree al señor o a la señora en Internet. Si la persona no tiene actividad social pregunte las razones. Es posible que la persona no esté familiarizada con las aplicaciones informáticas lo cual puede ser indicio de que no le gustan los sistemas o que no tiene Internet en su casa o teléfono móvil. No publicar estados en redes sociales de vez en cuando puede ser indicio de que no tiene vida propia, o su tiempo ha estado empeñado en otras actividades.  En caso positivo haga un paneo de lo que de vez en cuando publica en Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, etc. Investigue a quienes sigue. Investigue si tiene hoja de vida o curriculum vitae en LinkedIN, Si pertenece a grupos de contadores o cualquier otro grupo o asociación. Observe si es amigo de discutir conflictos de poca importancia o la misma idiosincrasia de la vida, banalidades que pueden llevarlo a concluir que el candidato gusta de participar en chismes y bochinches virtuales, el famoso correo de brujas. Indague sobre los gustos del candidato en política. Si el contador es de corte ultraderecha, pero su empresa tiene dirección con marcado estilo social, puede tener un infiltrado que tendrá acceso a información muy delicada. El caso contrario también aplica: Si su dirección es de marcada ultraderecha pero el candidato es de corte izquierda, puede tener un enemigo oculto en sus filas. Preocúpese si el contador en lugar de mencionar temas de costos, de impuestos o financieros, le habla de política, religión o de fútbol. Hágale preguntas capciosas: Que día es hoy? Vio el partido de la champions? Que opina de jesucristo? justamente, "de la boca sale, lo que del corazón procede", así que usted necesita un contador, no un pastor con ganas de montar una célula de avivamiento en el garaje de su casa, un hincha furibundo de barras bravas o un miembro dispuesto a dar su vida por el "fiurer" de su generación. Si la operación contable de la empresa llega a sufrir retraso, no sería raro presumir que se deba a las actividades sociales y culturales del candidato. Observe si los valores de vida del sujeto son acordes o no con los valores de vida de la empresa.

13. Manejo de bases de datos con Excel o cualquier otra hoja de calculo.
La hoja de calculo se ha convertido en una herramienta que bien trabajada puede resolver problemas de reporte. Un profesional contador por lo menos debe estar familiarizado con una buena parrilla de funciones, manejar las tablas dinámicas e incluso algo de macros. Hágale una evaluación de manejo de hoja de calculo en donde deba cruzar datos, crear reportes. Observe como es el manejo integral de la computadora: ¿escribe mirando el teclado? ¿usa todos los dedos al mecanografiar? ¿conoce atajos de windows? es importante una persona que sepa su profesión, pero no es nada recomendable una persona lenta en la computadora. Sencillamente es desesperante.
Así el señor le diga que no va a ser digitador, contestele que "el que sabe sabe, y el que no, digita" por mucho que el tipo crea saber, el perfil que usted busca en su empresa, no es para lentos con la computadora.

14. Matematicas y Algebra.
La contabilidad no es mas que una ecuación contable: Inversion = Financiación. De tal manera que "x" puede ser una incógnita de algún lado de esta ecuación que en algún momento es desconocida. Por ejemplo la funcion pago de Excel es la misma ecuación de la anualidad que está en los libros de algebra, asi como en los libros de matemática financiera. En esencia eran los mismos problemas de prestamos bancarios que se resolvían antaño, mucho antes de las computadoras y las calculadoras científicas Hewled Packard. Dentro de la evaluación del candidato, coloque un pequeño problema de álgebra y algún ejercicio de matemáticas financieras. Hay contadores que realmente no son buenos con los números, en el fondo son mas dados a litigar como los abogados y a discutir de impuestos, en el fondo huían de las matemáticas y el álgebra. Fíjese en este punto, ya que si no les gusta los números, probablemente se pueda inferir que tampoco sean buenos en COSTOS. Indague.

15. No es amigo del "copy-paste" Un contador se diferencia de un asistente contable en que ya ha madurado profesionalmente, su experiencia lo enriquece y es poseedor de un criterio al cual llega sin necesidad de la famosa "llamada a un amigo", Robar, copiar, bajar modelos o guías de portales de contadores o grupos en facebook. Haga lo siguiente: Pídale en vivo, en el mismo momento de la entrevista, que con la información que usted le ha descrito de la empresa, que le redacte un pequeño documento, ensayo de políticas o un pequeño manual de funciones por lo menos de media página. El contador debe saber escuchar, analizar, razonar y emitir un juicio plasmado en un procesador de textos o incluso a mano alzada. Este ejercicio le ayudará a usted estimado cliente, a conocer mejor al candidato.

Debe tener al menos tres cotizaciones de distintos contadores. Compare a cada uno con los quince puntos anteriores y no se deje llevar por el precio. El trato, el hecho de que el contador cumpla con los puntos aquí mostrados, el presupuesto y lo dispuesto que está usted para pagar un servicio con todo lo anterior —y hasta la química- serán los elementos suficientes para que usted escoja el contador al precio justo.

Pero OJO: El conocimiento es tan importante como la presentación. Observe la higiene, la limpieza, la pulcritud, las buenas maneras, la urbanidad, las uñas, el pelo, los zapatos, los dientes, hasta el bolso. Desconfié de aquellos que se muestran muy sociables y risueños, tan pronto entran al circulo de confianza pueden tener la ambición de querer ir por mas y aspirar a un trato preferencial, no mezcle la simpatía con la asesoría. Por muy linda, querida y admirada que sea la DOÑA o "MI DOCTOR", no deje de pasar la maquina podadora de la evaluación. El principio de la corrupción comienza por las preferencias.

Hoy en día abundan los improvisados; antes de contratar al contador visite su oficina (si tiene). ¿Qué aspecto tiene? ¿Cuenta con título, cédula, certificaciones, posgrados? ¿Qué tipos de empresas maneja? ¿Pertenece a algún colegio o asociación de profesionales? hay manera de comprobarlo? ¿Esta dispuesto a mostrarle sus credenciales? ¿Ha sido sancionado por alguna autoridad? Pregunte, investigue, pida referencias. Normalmente se tratará de una relación a largo plazo, y usted no querrá “casarse” con alguien que con el tiempo no era lo que pensaba.

Escrito original por:
Cesar Aurelio Ceballos Peña
"9 consejos para escojer al mejor contador"
Revista ENTORNO Empresarial
MAYO - JUNIO 2013 Pagina 23

Adaptado y enriquecido en algunos parrafos y con puntos adicionales en amarillo por El Profe Alejandro Quiceno

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